Il particolare periodo storico in cui ci troviamo, ha messo in evidenza l’importanza di quanto sia fondamentale non fermarsi pur rimanendo a casa. L’attenzione e l’interesse si spostano così su soluzioni e strumenti che possano essere di supporto al nostro lavoro, in modo tale da rendere la nostra organizzazione più efficace e performante.
Possiamo cogliere quest’opportunità per cambiare prospettiva, ed approfittarne per utilizzare maggiormente e più adeguatamente soluzioni tecnologiche che ci aiutano a non disperdere le relazioni costruite nel tempo.
Riflettendoci, si sta creando un’organizzazione operativa efficace, nuova. Come a dire che, essendo costretti ad abbassare la saracinesca per qualche tempo, cogliamo l’occasione per imbiancare e rimodernare il nostro negozio così da accogliere presto (è il nostro augurio) i nostri clienti.
In ambito Finance e Insurance, e non solo, in occasione dell’emergenza COVID-19, lo svolgimento delle attività lavorative si è spostato fortemente sulle tecnologie a disposizione. Per mitigare gli effetti del lockdown, gli incontri sono passati da fisici a virtuali.
Così come l’interesse, anche gli investimenti nell’immediato, da parte di molte strutture, si sono focalizzati sulle piattaforme digitali di comunicazione, sulle funzionalità di firma e riconoscimento a distanza, apprezzandone in questo modo l’utilità.
Nei giorni scorsi sulla stampa digitale e non, su testate che seguono particolarmente i settori della mediazione creditizia, finance e consulenza, abbiamo avuto il piacere di leggere interviste e comunicati rilasciati da Società di Mediazione, Finanziarie, Istituti di Credito, che implementando ed adattando i loro sistemi, hanno messo a disposizione dei propri clienti e collaboratori, nuove funzionalità, che attraverso modalità operative differenti consentono lo svolgimento delle normali attività al fine di poter erogare lo stesso i propri servizi.
Tra queste novità sono presenti la firma elettronica e il video riconoscimento, già normativamente sdoganato. (*)
Si stima che molte di queste società utilizzeranno i nuovi work flow operativi anche per il post emergenza, preferibilmente se integrati ai propri applicativi.
In quanto software house attenta a questi cambiamenti, li abbiamo interpretati ed in qualche modo anticipati, integrando e migliorando le nostre soluzioni. A tal proposito vorremmo approfondire la tematica riguardante le firme elettroniche.
La Firma Elettronica nelle sue forme è attualmente considerata un cardine della produttività perché consente di firmare documenti in modo sicuro, di attribuire loro valore legale e tutto questo senza necessità di spostarsi.
Tra le valide alternative di Firma Elettronica disponibili, quella Remota con OTP è la più richiesta perché:
- Funziona senza hardware specifico, è possibile usarla da PC, smartphone e tablet;
- Accelera notevolmente i tempi previsti per la sottoscrizione dei documenti (non sarà più necessario stampare, siglare e firmare lunghi contratti);
- Agevola la identificabilità e reperibilità dei firmatari;
- Dà maggiori certezze sulla data e ora di firma (specificate nel rapporto di firma);
- Riduce i costi connessi al processo di firma (ad esempio, il costo della stampa dei documenti, di spedizione dei documenti originali e i costi di viaggio dei firmatari);
- Semplifica la conservazione del documento originale (che è lo stesso documento informatico);
- Permette un approccio paperless, in linea con gli attuali temi di sostenibilità ambientale;
- Garantisce ai tuoi documenti valore legale grazie alla certificata identità del firmatario e all’inalterabilità del documento (**);
Nello scenario attuale, così come in futuro, saranno fondamentali software gestionali e di processi che integrino tali tecnologie per semplificare la sottoscrizione e la conclusione dei contratti.
Proprio perché crediamo che l’utilizzo del documento informatico sottoscritto con firme elettroniche/digitali sarà sempre più utilizzato nelle operazioni commerciali e finanziarie, abbiamo investito, in collaborazione e con la partnership di importanti Certification Authority (CA), nei nostri software attraverso integrazioni di processi e soluzioni.
Dai nostri applicativi il documento “nasce digitale e finisce digitale”.
Sei interessato ad approfondire la nostra conoscenza?
[*] (provvedimento 30 luglio 2019 della Banca d’Italia recante “Disposizioni in materia di adeguata verifica della clientela per il contrasto del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo”)
[**] A tale proposito, l’articolo 20, comma 1-bis CAD prevede che “Il documento informatico soddisfa il requisito della forma scritta e ha l’efficacia prevista dall’articolo 2702 c.c. quando vi è apposta una firma digitale, altro tipo di firma elettronica qualificata o una firma elettronica avanzata”, mentre “in tutti gli altri casi” (ossia in caso di firma elettronica semplice), “l’idoneità del documento informatico a soddisfare il requisito della forma scritta e il suo valore probatorio sono liberamente valutabili in giudizio, in relazione alle caratteristiche di sicurezza, integrità e immodificabilità”.